Effektiv styrning på Fastighetsbyråns intranät

Med över 1 200 medarbetare spridda över nästan 300 kontor har det varit en utmaning för Fastighetsbyrån att kommunicera med hela verksamheten. Genom att det nya intranätet Byrålådan är integrerat med företagets datalager och därmed kan visa de viktigaste nyckeltalen uppnås en effektiv verksamhetsstyrning. Samtidigt har flera sociala funktioner implementerats i syfte att göra intranätet mer levande och öka intresset för utbyte av erfarenheter och kunskap.

Juryns motivering till förstapriset för bästa innovation i tävlingen EPiServer Awards

"Fastighetsbyråns intranät stöder medarbetarna i deras vardag genom effektiv kommunikation och tillgång till viktiga arbetsverktyg. Det är lättnavigerat och sociala funktioner gör det möjligt att utbyta erfarenheter och kunskap mellan kollegor, regioner och kontor. Medarbetarna kan skriva egna nyheter och göra statusuppdateringar på sin profilsida på känt Facebookmanér. Genom att medarbetarnas resultat redovisas i nyckeltal som kopplas till e-learningmoment och självtester uppnås ett effektivt lärande och den enskilda personen kan utvecklas som mäklare".

Byrålådan – navet i Fastighetsbyråns sociala kommunikation

Byrålådan erbjuder medarbetarna flera olika verktyg för att kommunicera med varandra och med ledningen. Alla sidor och artiklar har kommentarsfunktioner och alla kommentarer läggs upp som forumtrådar i något av de fem intresseforum som finns tillgängliga. Det är även möjligt att skriva egna statusuppdateringar samt att publicera egna nyheter på kontorssidorna.

I Byrålådan får alla medarbetare sina nyckeltal presenterade. Fastighetsbyrån styr på ett fåtal nyckeltal som är lika för alla. Nyckeltalen och hur medarbetaren ligger till mot budget presenteras grafiskt. Det finns även ett element av tävlan eftersom alla mäklare kan se hur man ligger till på en topplista. Nyckeltalen och topplistorna finns aggregerade per kontor, per region och totalt.

Rörligt innehåll i en sökbar struktur

Tidigare arbetade Fastighetsbyrån med en handbok som beskriver hur mäklarna ska arbeta i en väl definierad process. Materialet var svårgenomträngligt och användes alltför sällan. I Byrålådan har vi skapat en kunskapsbank som underlättar för medarbetarna att ta till sig av informationen genom att dels arbeta mer med rörligt innehåll och dels i en ny lättare sökbar struktur. För att ytterligare förenkla har alla nyckeltal informationsinnehåll kopplat till sig. T ex om en mäklare har för få kundbesök mot budget presenteras länkar till relevant innehåll i kunskapsbanken.

Byrålådan är integrerad med Fastighetsbyråns datalager. I detta samlas all verksamhetsdata och tillgängliggörs sedan för övriga system såsom byrålådan.

Webbplatsens egenskaper

Nyckeltalsdata och information laddas över WCF-services. På nästan alla sidor på hela webbplatsen laddas data från fastighetsbyråns datalager via WCF-services. Detta görs både via AJAX-anrop och direkt i bakomliggande kod. Eftersom det är stora mängder data som laddas har stor vikt lagts vid cachning för att snabba upp de annars tidskrävande förfrågningarna så mycket som möjligt.Inloggningsservice via en remote WCF-tjänst. Inloggning till siten sköts av Fastighetsbyråns externa datalager via en WCF-tjänst. Detta för att fastighetsbyrån helt ska slippa dubbeladministration av användare i sina olika system.Automatiskt uppdatering av kontors-, regions- och medarbetarinformation. All data om medarbetare, kontor och regioner som visas på sidan synkas automatiskt via schemalagda jobb som hämtar detta ur Fastighetsbyråns andra system. Detta innebär i praktiken att mycket lite av den här informationen behöver hanteras av EPiServer redaktörer och när en förändring sker i ett av de underliggande systemen så bubblar detta automatiskt upp till Byrålådan och uppdaterar den berörda sidan.

Nansen har tagit fram strategi, koncept och all utveckling och webbdesignbyrån Söderhavet har utarbetat designen för Byrålådan.