Riksrevisionen – En myndighet med bra start

Riksrevisionen anlitade Valtech när myndigheten var helt nystartad. Man hade ett tillfälligt intranät som inte utgick från användarnas behov. Strukturen var rörig och ologisk, det var svårt att få en bild över vilka medarbetare som jobbade var inom organisationen, mycket nytt innehåll producerades som inte hade något naturligt ställe att placeras in på befintligt intranät.

Många tvärfunktionella grupper; råd, kommittéer och fackliga grupper saknade en samlingsplats att visa upp sig och mötas på. Olika användare ville hitta information på olika sätt vilket var svårt på befintligt intranät.

Valtech genomförde en förstudie med användare och tog fram skisser och en informationsstruktur som utgick ifrån mottagarna snarare än avsändarna av information. En högerspalt byggdes in där relaterat innehåll länkades. Detta gjorde det enklare för användare som sökte innehåll på olika sätt, att hitta rätt.

Lösningen formgavs och realiserades därefter på plattformen EPiServer 4.21. EPiServer integrerades med hänvisningssystemet Netwise vilket gjorde det möjligt att via intranätet se status på samtliga medarbetare på Riksrevisionen. Ett personkort kopplades också på där varje medarbetare figurerar med namn, bild och status när dennes namn förekommer på intranätet. För att göra en första nivå till personalisering, skapades Mina Genvägar där användaren själv kan lägga till sina favoritsidor. Dessa hamnade i en skrolllista (för att inte ta plats i det fall användaren väljer många genvägar) och var synlig genom hela strukturen.

En stor del av Riksrevisionens medarbetare är revisorer som genomgår ett antal utbildningar varje år. Lösningen möjliggjorde för medarbetarna att anmäla sig direkt till utbildningarna via intranätet.

För samtliga tvärfunktionella grupper skapades en gruppyta där varje grupp presenteras med bild och kontaktuppgifter, protokoll och kalender fanns länkade.

Det finns möjlighet att var som helst i strukturen lägga till ett diskussionsforum. I förslaget var det tänkt att grupperna själva skulle kunna lägga till diskussionsforum till sin grupp.

För att förenkla för såväl redaktörer, administratörer och användare, genomfördes ett antal utbildningar baserade på EPiServer och på framtagen informations- och åtkomststruktur. Utbildningarna kompletterades också med en Vägledning för innehållsarbetare och en Handbok för redaktörer, som innehöll de för Riksrevisionen specifika delar som inte täcktes in av EPiServers redaktörshandbok.

Resultatet blev ett mer intuitivt intranät med färre klick för användaren att hitta rätt, en ökad synlighet av medarbetarna via personkort och statusinformation och gruppmallar (”Vad jobbar man med i Redovisningskommittén…”) och tydligare ansvarsfördelning vid uppdatering av innehåll och minskad risk för felplacering av innehåll via utbildningar, logisk struktur och handledningar.

”För första gången någonsin verkar det här bli ett intranät där jag faktiskt hittar vad jag söker.” Workshopdeltagare vid avrapporteringsmöte förstudie på Riksrevisionen.