Strategiskt verktyg för att uppnå företagets vision

Efter en detaljerad analys och förstudie började Precio Systemutveckling att bygga ett nytt intranät – "Kommunikationsportalen" – åt kompetens-försörjningsföretaget Lernia. Lernia har drygt 1 700 användare spridda över kontor i hela Sverige vilket har medfört höga krav på utformning av det nya intranätet. Intranätet är byggt på EPiServer CMS och innehåller ett flertal integrationer bl.a. mot Microsoft SharePoint och Eurolings sökmotor SiteSeeker samt ett flertal interna applikationer.

Lernias nya intranät är en kraftfull identitets-, och kulturbärare som lyfter fram och presenterar information och verktyg som stödjer medarbetarna i deras dagliga arbete och ger därmed ökat stöd till affärerna. "Kommunikationsportalen" har en avancerad och genomtänkt målgruppsstyrning, som serverar användare den information och de verktyg de har behov av och behörighet till. Intranätet effektiviserar och förbättrar internkommunikation och samarbete och fyller en viktig roll då det är ett strategiskt verktyg för Lernia i arbetet med att uppnå företagets vision.

EPiServer CMS i samarbete med Microsoft Sharepoint

I projektet identifierades behovet av en portal där man kan samarbeta, insamla kunskap och information samt hantera alla de dokument som finns inom organisationen. Användaren har ett behov av att snabbt söka och inhämta information, skapa och hantera dokument och framförallt kunna jobba i projekt och arbetsgrupper. Ett krav är att alla tjänster och dokument är behörighetshanterade så att endast behörig personal kan läsa, redigera och hantera dem.
För att hantera organisationens behov och krav identifierade man EPiServer CMS som plattform för det nya intranätet och Microsoft Sharepoint som teknisk lösning för samarbetsfunktioner och dokumenthantering.

Målgruppsanpassade funktioner och verktyg

Intranätet som kommunikationskanal har fått ett ökat värde i samband med en högre användningsgrad. "Kommunikationsportalen" är ett snabbt och pålitligt verktyg som målgruppsstyr information och verktyg till sina användare samt erbjuder ett effektivt samarbetsverktyg, med kraftfull och träffsäker sökmotor, relevanta applikationer och företagsinformation. Strukturen i portalen samt utformningen av dess verktyg förbättrar förutsättningarna för kunskapsdelning och därmed möjligheten att vara en "lärande organisation".

"Kommunikationsportalen" erbjuder effektivare administrativa verktyg för innehållshantering vilket får effekten att innehållet blir enklare att hantera, fler kan involveras i organisationen och informationsflödena kan snabbas upp.

Dokumenthantering för projekt och kunskapshantering

Genom att kombinera EPiServer CMS och Microsoft Sharepoint kan man från EPiServer CMS enkelt söka efter projekt-, grupp- eller kompetensrumsrum i Sharepoint där alla dokument och relaterad information återfinns. Användarna kan enkelt och snabbt hitta relevant information och via Sharepoint och Office-program enkelt arbeta med information.

Det finns framförallt tre typer av samarbetsrum som hanteras av Sharepoint men samtidigt är sökbara i EPiServer CMS för enkel åtkomst:

• Projektrum- för projekt som styrs av ett projektdirektiv där projekten samlar dokumentation och övrig information kring det aktuella projektet
• Grupprum- för olika typer av grupperingar, t.ex. ledningsgrupper, EPiServer-redaktörer, men även för mindre projekt som inte styrs av ett projektdirektiv. Grupprummen samlar liksom projektrummen information och dokument som ska delas inom en grupp
• Kompetensrum- där Lernia samlar alla typer av dokumentation inom något kompetensområde (referensdokumentation)

Behörighetsdatabas i EPiServer CMS

Precio Systemutveckling har tillsammans med Lernia integrerat EPiServer CMS och Sharepoint Portal Server genom att ge användare i "Kommunikationsportalen" möjlighet att från intranätet i EPiServer CMS söka och finna information i Sharepoint. Användaren kan söka fram samarbetsrum, dokument och annan information för att sedan ta steget över till Sharepoint där användaren direkt kan arbeta med dokument och information.

EPiServer CMS har sökfunktioner och presentationsfunktioner som är integrerade med SharePoint med hjälp av webbservices samt en separat behörighetsdatabas för att öka prestandan. All information behörighetshanteras så att endast information och dokument man har behörighet till visas för den inloggade användaren. Informationssökning i "Kommunikationsportalen" sker både i EPiServer CMS och i Sharepoint vilket är en kraftfull och samtidigt enkel funktion för användaren. Lösningen är lastbalanserad i både EPiServer CMS och SharePoint.

Varje samarbetsrum i SharePoint har en publik sida, i form av en EPiServer CMS sida, där allmän information om samarbetsrummet finns. På denna sida visas samarbetsrummets syfte och en kortare beskrivning, samt information om vem som är ägare/administratör för samarbetsrummet. På den publika sidan kan även information från en dokumentlista i SharePoint presenteras.

Om Lernia

Lernia finns över hela Sverige och erbjuder kompetensförsörjning med tjänster inom bemanning, utbildning, rehabilitering och omställning till individer, företag, myndigheter och organisationer. Lernia är ett statligt ägt bolag med en omsättning på cirka 2,2 mdr 2006. Lernia är kvalitets- och miljöcertifierat.